Fimeas fotavtryck – socialt, kulturellt, ekologiskt och ekonomiskt ansvar 

Med fotavtryck i ansvarsarbetet avses den direkta inverkan som organisationens existens och verksamhet har på miljön, människorna och samhället. Fimeas mål är att avlägsna eller minska de negativa sociala, ekologiska och ekonomiska konsekvenserna av sin verksamhet. Rapporteringen fokuserar på delområden som ämbetsverket själv kan påverka direkt. Inom statsförvaltningen har en del av verksamhetens fotavtryck koncentrerats på koncernaktörernas ansvar; aktörerna rapporterar själva om de tjänster de producerar. 

Socialt ansvar  

Delad sakkunskap och utveckling av chefsarbetet  

Fimea slutförde 2024 utbildningshelheten för handledande sakkunnigarbete, vars mål var att utvecklas mot betjänande sakkunskap och informationsdelning. Under året tog Fimea i bruk de så kallade riktlinjerna för stödintelligens och personalen erbjöds många olika IT-utbildningar om artificiell intelligens. Fimeas förvaltningsskola 1 (Offentlighet och begäranden om information) som är gemensam för alla och förvaltningsskola 2 (Beslut och korrigering av fel) publicerades i eOppiva.  

Professionellt ledarskap utvecklades i chefsforum där cheferna med hjälp av kamratmentorskap har fått stöd i de ämnen de önskat, till exempel i chefens egna resurser. Mentorskapspilotprojektet för chefer avslutades våren 2024. Pilotprojektet pågick i sex månader och sex par deltog.  

Fimea har förbundit sig att främja personalens välbefinnande och professionella utveckling  

För att stödja personalens välbefinnande gör Fimea arbetsplatsutredningar och arbetsplatsspecifika hälsoundersökningar med hjälp av vilka hälsoundersökningarna riktas till dem som behöver dem mest. Arbetsplatsutredningarna hjälper också till att hitta arbetsgemenskapsspecifika åtgärder för att förbättra välbefinnandet. Fimea erbjuder också hela personalen välfärdstjänsten Auntie med låg tröskel som stöd för arbetshälsan. Utöver gemensamma webbinarier innehåller tjänsten fem omgångar av samtalshjälp med en psykolog för utmaningar i livets olika delområden. 

 

Fimea har förbundit sig att stödja personalens professionella utveckling och erbjuda nya utvecklingsmöjligheter inom verket. Under 2024 övergick 16 personer internt till nya uppgifter. Även avgångsomsättningen bland de anställda är liten jämfört med den övriga statsförvaltningen, så Fimea håller fast vid sin kompetenta personal.  

År 2024 ökade antalet praktikanter vid Fimea igen. Detta stärker Fimeas ställning som en intressant arbetsgivare som erbjuder möjligheter till yrkesmässig tillväxt och utveckling.  

Jämlikheten främjades genom handlingars tillgänglighet och anonyma rekryteringar  

Som myndighet följer Fimeas handlingar dokumentstandarden (SFS 2487). Dokumentstandarden uppdaterades i juni 2024 och därför förnyades också Fimeas dokumentmallar. Syftet med standarden är att upprätthålla en gemensam praxis som underlättar och påskyndar upprättandet, läsningen och hanteringen av dokumentet. Dokument enligt standarden underlättar automatiseringen och informationshanteringen. Idag är handlingar nästan alltid digitala, de används på många olika slags terminaler och behandlas i olika digitala dokumenthanteringssystem. Med hjälp av den nya standarden säkerställs att dokumenten kan utnyttjas oberoende av enhet. Dessutom beaktar standarden tillgängligheten redan när dokumentet utarbetas, varvid det är säkrare att informationen i dokumentet är tillgänglig för alla.  

År 2024 genomförde Fimea sina första anonyma rekryteringar. Målet med anonyma rekryteringar är en mer enhetlig och jämlik ansökningsprocess. De sökande kallas till intervju utan att känna till sökandens namn, ålder, kön, ort, modersmål, nationalitet eller utseende. Erfarenheterna var positiva och anonyma rekryteringar föredras även i fortsättningen.  

Kommunikationskanalerna förnyades för att stöda personalens gemenskap  

Fimea förnyade kanalerna för arbetsplatskommunikation genom att ta i bruk ett nytt intranät och en kanal för sociala medier avsedd för organisationsbruk. Det nya Sharepoint-intranätet är en användarvänlig och modern plattform där tillgänglighetskraven har beaktats. Viva Engage-kanalen på sociala medier möjliggör virtuella möten som ökar och upprätthåller den sociala samhörigheten. Målet med reformen var att stöda gemenskapen i en multilokal organisation som utför hybridarbete.  

Kulturellt ansvar  

Fimea började överföra information som ska förvaras permanent till Riksarkivet

Målet för dokumentförvaltningens uppgifter är elektronisk behandling av ärenden under hela deras livscykel. Detta beaktas också i förvaringen och arkiveringen av dokumentuppgifter både med avseende på ämbetsverkets egna användningsändamål och för medborgarnas och läkemedelsaktörernas informationsbehov. Informationstjänsten genomförs förutom i ämbetsverkets egen verksamhet även i Riksarkivet efter att vissa dokumentuppgifter har överförts till Riksarkivet för permanent arkivering.  

Under 2024 preciserade dokumentförvaltningen planerna för Fimeas informationsmaterial som ska digitaliseras. Både beredningen av informationsmaterial som ska digitaliseras och färdigt elektroniska informationsmaterial inleddes i samarbete med informationsförvaltningen och Riksarkivet. Med hjälp av åtkomsträttigheter som söks separat är informationen tillgänglig i Riksarkivets databas Astia. För motiverad vetenskaplig forskning kan man få användarrätt till uppgifterna av Fimea innan de blir helt offentliga.  

Ekologiskt ansvar  

Allt fler enheter återvinns  

Under 2024 gjorde Fimea personalens arbetsstationer och telefoner molnstyrda, vilket avsevärt minskar det koldioxidavtryck och de kostnader som enheterna ger upphov till. Utrustningens livscykel har förlängts genom att välja högklassiga produkttillverkare, och nu tål produkterna användning. Tilläggsutrustning för arbetstagare som slutat, såsom telefonskal, rengörs och återvinns i mån av möjlighet.  

Fimea har kunnat minska kostnaderna och utsläppen från resor 

Vid Fimeas tjänsteresor iakttas anvisningen för tjänsteresor samt statens resereglemente. Dessutom beaktas separata anvisningar för resor. Europarådets, kommissionens och Europeiska läkemedelsmyndighetens (EMA) resor följer separata anvisningar.  

I enlighet med resereglementet och anvisningarna strävar man i första hand efter att utnyttja kollektivtrafik, dvs. tåg och närkollektivtrafik på inrikesresor. Dessutom strävar man efter att minska den fysiska närvaron genom att utnyttja distansförbindelser vid möten och utbildningar. Genom att delta i utbildningar på distans, ordna Fimeas interna möten på Teams och även delta i internationella möten på distans i mån av möjlighet har Fimea betydligt kunnat minska antalet resdagar samt kostnaderna för dem och koldioxidutsläppen. 

De flesta EMA-arbetsgrupperna sammanträder varannan månad på distans. Vissa gör det möjligt att delta virtuellt till och med största delen av året.

Ekonomiskt ansvar  

Vid Fimea innebär ekonomiskt ansvar att man sörjer för verksamhetens lönsamhet och kontinuitet. Tack vare detta kan vi vara en pålitlig och stabil arbetsgivare samt en bra myndighetspartner för olika intressentgrupper. Ett ekonomiskt stabilt statligt ämbetsverk har möjlighet att svara på sina intressentgruppers behov, fullgöra sina samhälleliga och branschrelaterade skyldigheter samt stödja allmännyttig verksamhet inom läkemedelsområdet och samhället i allmänhet.  

Fimeas finansiering består i huvudsak av kundavgifter för aktörer inom läkemedelsområdet. Försäljningstillstånd för läkemedelspreparat, tillstånds- och inspektionsavgifter för aktörer inom läkemedelsbranschen samt kvalitetskontrollavgifter enligt en separat lag utgjorde 2024 cirka 85 procent av ämbetsverkets totala finansiering. Cirka 13 procent är verksamhet som finansieras ur statsbudgeten samt två procent projektfinansiering från bland annat EU och ministeriet samt andra inkomster. Bokslutet och verksamhetsberättelsen 2024 ger en heltäckande bild av Fimeas ekonomi.  

I IT-upphandlingarna genomfördes nya verksamhetssätt för att spara kostnader  

Fimea har prövat en ny samarbetsmodell för IT-upphandlingar, där koden för de utvecklade systemen delas i samarbete med andra ämbetsverk. Fimea delade sin kod för registret över biverkningar som Fimea utvecklat 2024 med Islands läkemedelsverk. Dessutom inleddes avtalsförhandlingar med det nederländska ämbetsverket för kliniska läkemedelsstudier om att dela den systemkod som de utvecklat till Fimea. Genom att dela koderna sparar man offentliga medel, eftersom kostnaderna för att utveckla och ta i bruk systemet är lägre än för system som byggs upp från början. Dessutom minskar kostnaderna för vidareutveckling av de system som Fimea själv utvecklat när utvecklingskostnaderna kan delas mellan ett eller flera ämbetsverk.  

Under året tillsatte finansministeriet en arbetsgrupp för att förnya de offentliga IT-upphandlingsvillkoren (JIT). Arbetsgruppens mål var att uppdatera de offentliga avtalsvillkoren så att de motsvarar den gällande författningsgrunden, i synnerhet med tanke på informationshanteringslagen, dataskyddsförordningen och sanktionslagstiftningen. En expert från Fimea var med i arbetsgruppen.