Fimean jalanjälki - sosiaalinen, kulttuurinen, ekologinen ja taloudellinen vastuu

Vastuullisuustyössä jalanjäljellä tarkoitetaan sitä suoraa vaikutusta, joka organisaation olemassaololla ja toiminnalla on ympäristöön, ihmisiin ja yhteiskuntaan. Fimean tavoitteena on poistaa tai vähentää toiminnastaan aiheutuvia negatiivisia sosiaalisia, ekologisia ja taloudellisia vaikutuksia. Raportoinnissa keskitytään osa-alueisiin, joihin virasto voi itse suoraan vaikuttaa. Valtionhallinnossa osa toiminnan jalanjäljestä on keskitetty konsernitoimijoiden vastuulle; toimijat raportoivat itse tuottamistaan palveluista. 

Sosiaalinen vastuu 

Jaettu asiantuntijuus ja esihenkilötyön kehittäminen 

Fimeassa saatettiin vuonna 2024 loppuun valmentava ote asiantuntijatyössä -koulutuskokonaisuus, jonka tavoitteena oli kehittyminen kohti palvelevaa asiantuntijuutta ja tiedon jakamista. Vuoden aikana Fimeassa otettiin käyttöön niin sanotut tukiäly-linjaukset, ja henkilöstölle tarjottiin laajasti erilaisia tekoälyyn liittyviä IT-koulutuksia. Fimean itse toteuttama, kaikille yhteinen hallintokoulu 1 (Julkisuus ja tietopyynnöt) ja hallintokoulu 2 (Päätöksen tekeminen ja virheen korjaaminen) julkaistiin eOppivassa. 

Ammattimaista johtamista kehitettiin esihenkilöfoorumeissa, joissa vertaismentoroinnin avulla esihenkilöt ovat saaneet tukea toivomiinsa aiheisiin, esimerkiksi esihenkilön omiin voimavaroihin. Esihenkilöiden mentorointipilotti päättyi keväällä 2024. Pilotti kesti kuusi kuukautta ja siihen osallistui kuusi paria. 

Fimea on sitoutunut edistämään henkilöstön hyvinvointia ja ammatillista kehittymistä 

Henkilöstön hyvinvoinnin tukemiseksi Fimeassa tehdään työpaikkaselvityksiä ja työpaikkakohtaisia terveystarkastuksia, joiden avulla terveystarkastukset kohdistetaan niitä eniten tarvitseville. Työpaikkaselvitykset auttavat myös löytämään työyhteisökohtaisia toimenpiteitä hyvinvoinnin parantamiseksi. Fimea tarjoaa työhyvinvoinnin tueksi myös Auntien toteuttamaa matalan kynnyksen hyvinvointipalvelua koko henkilöstölle. Palvelu sisältää yhteisten webinaarien lisäksi viiden kerran keskusteluavun psykologin kanssa elämän eri osa-alueiden haasteisiin. 

 

Fimea on sitoutunut tukemaan henkilöstönsä ammatillista kehittymistä ja tarjoamaan uusia kehitysmahdollisuuksia viraston sisällä. Vuonna 2024 aikana 16 henkilöä siirtyikin sisäisesti uusiin tehtäviin. Myös työntekijöiden lähtövaihtuvuus on pieni verrattuna muuhun valtionhallintoon, joten Fimea pystyy pitämään osaavan henkilöstönsä. 

Vuonna 2024 Fimeassa työskentelevien harjoittelijoiden määrä kasvoi jälleen. Tämä vahvistaa Fimean asemaa kiinnostavana työnantajana, joka tarjoaa mahdollisuuksia ammatilliseen kasvuun ja kehitykseen. 

Yhdenvertaisuutta edistettiin asiakirjojen saavutettavuudella sekä anonyymeillä rekrytoinneilla 

Viranomaisena Fimean asiakirjat noudattavat asiakirjastandardia (SFS 2487). Asiakirjastandardi päivittyi kesäkuussa 2024, jonka vuoksi myös Fimean asiakirjapohjat uudistettiin. Standardin tarkoituksena on ylläpitää yhteisiä käytäntöjä, joita noudattamalla helpotetaan ja nopeutetaan asiakirjan laatimista, lukemista ja käsittelyä. Standardin mukaiset asiakirjat helpottavat asiakirjojen automatisointia ja tiedonhallintaa. Nykypäivänä asiakirjat ovat lähes aina digitaalisia, niitä käytetään monenlaisilla päätelaitteilla ja niitä käsitellään erilaisissa digitaalisissa dokumentinhallintajärjestelmissä. Uuden standardin avulla varmistetaan, että asiakirjat ovat hyödynnettävissä laitteesta riippumatta. Lisäksi standardi huomioi saavutettavuuden jo asiakirjaa laadittaessa, jolloin asiakirjan tiedot ovat entistä varmemmin kaikkien saatavilla. 

Vuonna 2024 Fimeassa toteutettiin ensimmäiset anonyymit rekrytoinnit. Anonyymien rekrytointien tavoitteena on entistä yhdenmukaisempi ja tasa-arvoisempi hakuprosessi. Hakijat valitaan haastatteluun ilman tietoa hakijan nimestä, iästä, sukupuolesta, paikkakunnasta, äidinkielestä, kansallisuudesta tai hakijan ulkonäöstä. Kokemukset olivat positiivisia ja anonyymeja rekrytointeja suositaan myös jatkossa. 

Viestintäkanavia uudistettiin tukemaan henkilöstön yhteisöllisyyttä 

Fimea uudisti työyhteisöviestinnän kanavia ottamalla käyttöön uuden intranetin ja organisaatiokäyttöön tarkoitetun sosiaalisen median kanavan. Uusi Sharepoint-intranet on käyttäjäystävällinen ja moderni alusta, jonka toteutuksessa on huomioitu saavutettavuusvaatimukset. Sosiaalisen median kanava Viva Engage mahdollistaa virtuaaliset kohtaamiset, jotka lisäävät ja ylläpitävät sosiaalista yhteenkuuluvuutta. Uudistuksen tavoitteena oli tukea monipaikkaisen, hybridityötä tekevän organisaation yhteisöllisyyttä. 

Kulttuurinen vastuu 

Fimea aloitti pysyvästi säilytettävän tiedon siirron Kansallisarkistoon 

Asiakirjahallinnon tehtävissä tavoitteena on asioiden sähköinen käsittely koko niiden elinkaaren ajan. Tämä huomioidaan myös asiakirjatietojen säilyttämisessä ja arkistoinnissa sekä viraston omia käyttötarkoituksia että kansalaisten ja lääkealan toimijoiden tietotarpeita varten. Tietopalvelua toteutetaan paitsi viraston omassa toiminnassa myös Kansallisarkistossa sen jälkeen, kun määrätyt asiakirjatiedot on siirretty Kansallisarkistoon pysyvästi arkistoitaviksi. 

Vuoden 2024 aikana asiakirjahallinto tarkensi suunnitelmia Fimean digitoitavista tietoaineistoista. Sekä digitoitavien että valmiiksi sähköisten tietoaineistojen siirtojen valmistelu aloitettiin yhteistyössä tietohallinnon ja Kansallisarkiston kanssa. Erikseen haettavien käyttöoikeuksien avulla tieto on saatavissa käyttöön Kansallisarkiston Astia-tietokannasta. Perusteltua tieteellistä tutkimusta varten tietoihin voi saada käyttöoikeuden Fimealta ennen niiden tulemista kokonaan julkisiksi. 

Ekologinen vastuu 

Laitteita kierrätetään entistä enemmän 

Fimea siirsi vuoden 2024 aikana henkilöstön työasemat ja puhelimet pilvihallituiksi laitteiksi, jotka pienentävät merkittävästi laitteista syntyvää hiilijalanjälkeä ja kustannuksia. Laitteiden elinkaaria on pidennetty valitsemalla laadukkaita laitevalmistajia, jotka kestävät käytössä. Lopettaneiden työntekijöiden lisätarvikkeet, kuten puhelimen kuoret, puhdistetaan ja kierrätetään mahdollisuuksien mukaan uudelleen käyttöön. 

Fimea on pystynyt vähentämään matkustuksesta syntyviä kustannuksia ja päästöjä 

Fimean virkamatkustamisessa noudatetaan virkamatkustuksen toimintaohjetta sekä valtion matkustussääntöä. Lisäksi huomioidaan matkustukseen liittyvät erilliset toimintaohjeet. Euroopan neuvoston ja komission ja Euroopan lääkeviraston (EMA) matkoissa noudatetaan erillisiä ohjeita. 

Matkustussäännön ja ohjeistuksien mukaisesti pyritään ensisijaisesti hyödyntämään julkista liikennettä, eli kotimaanmatkoilla junia ja lähijoukkoliikennettä. Lisäksi fyysistä paikallaoloa pyritään vähentämään hyödyntämällä kokouksissa ja koulutuksissa etäyhteyksiä. Osallistumalla koulutuksiin etänä, järjestämällä Fimean sisäisiä palavereja Teamsilla ja osallistumalla myös kansainvälisiin kokouksiin mahdollisuuksien mukaan etäyhteyksillä, Fimea on pystynyt vähentämään matkapäiviä sekä niistä aiheutuvia kustannuksia ja hiilidioksidipäästöjä huomattavasti. 

Useimmat EMA-työryhmät kokoontuvat joka toinen kuukausi etänä, jotkin mahdollistavat virtuaalisen osallistumisen jopa suurimman osan vuodesta.

Taloudellinen vastuu 

Fimealla taloudellinen vastuu tarkoittaa kannattavuudesta ja toiminnan jatkuvuudesta huolehtimista. Tämän ansiosta pystymme olemaan luotettava ja vakaa työnantaja sekä hyvä viranomaiskumppani eri sidosryhmille. Taloudellisesti vakaalla valtion virastolla on mahdollisuus vastata sidosryhmiensä tarpeisiin, huolehtia yhteiskuntaan ja toimialaan liittyvistä velvoitteistaan sekä tukea yleishyödyllistä toimintaa lääkealalla ja yleisemmin yhteiskunnassa. 

Fimean rahoitus muodostuu pääasiassa lääkealan toimijoiden asiakasmaksuista. Lääkevalmisteiden myyntiluvat, lääkealan toimijoiden lupa- ja tarkastusmaksut sekä erillislain mukaiset laadunvalvontamaksut muodostivat vuonna 2024 noin 85 prosenttia viraston kokonaisrahoituksesta. Noin 13 prosenttia on valtion budjetista rahoitettavaa toimintaa, sekä kaksi prosenttia muun muassa EU:sta ja ministeriöstä saatua projektirahoitusta sekä muita tuloja. Tilinpäätös -ja toimintakertomus 2024 antaa kattavan kuvan Fimean taloudesta. 

IT-hankinnoissa toteutettiin uusia toimintatapoja kustannusten säästämiseksi 

Fimeassa on kokeiltu IT-hankintojen osalta uutta yhteistyömallia, jossa kehitettyjen järjestelmien koodia jaetaan yhteistyössä muiden virastojen kanssa. Fimea jakoi 2024 kehittämänsä haittavaikutusrekisterin koodin Islannin lääkeviraston kanssa. Lisäksi aloitettiin sopimusneuvottelut hollantilaisen kliinisten lääketutkimuksien viraston kanssa heidän kehittämän järjestelmäkoodin jakamisesta Fimealle. Koodeja jakamalla säästetään julkisia varoja, sillä järjestelmän kehitys- ja käyttöönottokustannukset ovat pienempiä kuin täysin alusta rakennettavissa järjestelmissä. Lisäksi Fimean itsensä kehittämien järjestelmien jatkokehityskustannukset pienenevät, kun kehityskuluja voidaan jakaa yhden tai useampien virastojen kanssa. 

Vuoden aikana Valtiovarainministeriö käynnisti julkiset IT-hankintaehdot (JIT) -uudistamistyöryhmän. Työryhmän tavoitteena oli ajantasaistaa julkiset sopimusehdot vastaamaan voimassa olevaa säädöspohjaa, etenkin tiedonhallintalain, tietosuoja-asetuksen ja pakotelainsäädännön näkökulmasta. Fimeasta oli asiantuntija mukana JIT-ehtojen uudistamisryhmässä.