EU-tason ohjeita toimijoille

Clinical Trials Coordination and Advisory Group on hyväksynyt kysymys-vastaus-dokumentin EU asetuksen 536/2014 implementoinnin tekniseksi avuksi. Dokumenttia päivitetään tarvittaessa ja viimeisin versio löytyy EU komission Eudralex Volume 10 Clinical trials guidelines- verkkosivustolta.

- Liitteessä II (Annex II) on yhteenveto kansallisista kielivaatimuksista osan I dokumenteille.

- Liitteessä III (Annex III) listaa jäsenvaltioiden verkkosivuja, joista löytyy kansallisia vaatimuksia sekä yhteystiedot osan I ja osan II hakemuksille.

Questions and Answers Document - Regulation (EU) 536/2014

CTCG on tehnyt lisäyksen EU komission Q&A-dokumentin lukuun 7, jossa käsitellään turvallisuusraportointiin liittyviä kysymyksiä.

• CTCGn lisäys
• EU komission Question and Answers

Mikäli linkki CTCGn dokumenttiin ei toimi, se on voinut päivittyä. Uusin versio löytyy HMAn verkkosivulta (HMAn etusivu / Working groups / Clinical Trials Coordination Group / Key documents list / Clinical Trial Safety)

Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on laatinut ensimmäisen suosituksensa Good Laboratory Practice (GLP) -vaatimuksista kliinisten lääketutkimusten EU-asetusten aikana. Suositus perustuu OECD:n GLP-vaatimuksiin ja se tuo läpinäkyvyyttä viranomaisvaatimuksiin sponsoreille ja testauslaitoksille. OECD:n tietojen vastavuoroisen hyväksymisen (Mutual Acceptance of Data, MAD) -periaatteen mukaisesti kliiniseen lääketutkimushakemukseen liitetty nonkliininen data voidaan hyväksyä, jos tutkimus on tehty EU:n jäsenvaltion, OECD-jäsenvaltion tai täysin MAD-systeemiä noudattavan valtion kansalliseen GLP-monitorointiohjelmaan kuuluvassa tutkimuslaitoksessa, jonka on todettu noudattavan OECD:n GLP-periaatteita. Viranomaisvaatimusten harmonisointia tarvitaan kuitenkin sellaiselle nonkliinisille tutkimukselle, joka on tehty MAD-systeemiin kuulumattomassa valtiossa. Suosituksen tarkoituksena on yhtenäistää toimintatapoja ja vaatimuksia ja siten auttaa sponsoreita kliinisten lääketutkimusten hakemusten valmisteluvaiheessa.

Recommendation paper on principles of Good Laboratory Practices (GLP) for clinical trial applications under the EU Clinical Trials Regulation (Regulation (EU) No 536/2014)

Templaatin tiedot (docx, englanniksi, Template GLP table)

Clinical Trials Clinical Trials Facilitation and Coordination Group, CTFG, kokosi toimeksiantajille suosituksia kompleksin kliinisen lääketutkimuksen (complex trial) tutkimusluvan hakemisesta ja tutkimuksen suorittamisesta. Ohje korostaa kompleksin ja perinteisen kliinisen lääketutkimuksen eroja, jotka liittyvät tutkimus- ja muutoshakemuksiin.

Ohjetta pitää lukea yhdessä voimassa olevan lainsäädännön kanssa. Myyntilupiin liittyvät kliiniset lääketutkimukset on jätetty ohjeen ulkopuolelle.

Recommendation Paper on the Initiation and Conduct of Complex Clinical Trials (versio 12.02.2019)

CTIS-järjestelmän strukturoitujen kenttien ja dokumenttien julkisuussäännöt muuttuivat kesällä 2024, jolloin myös Euroopan komissio, lääkevirastojen päälliköt (Heads of Medicines Agencies, HMA) ja Euroopan lääkevirasto julkaisivat asiasta ohjeita. 

Guidance document on how to approach the protection of personal data and commercially confidential information while using the Clinical Trials Information System (CTIS)  (versio 2)

Liitteestä I (Annex I) löytyy tarkemmin, mitkä dokumentit ja kentät tulevat julkisiksi CTIS-järjestelmän julkisessa kannassa.

Annex I: Guidance document on how to approach the protection of personal data and commercially confidential information while using the Clinical Trials Information System (CTIS)

Q&A on the protection of Commercially Confidential Information and Personal Data while using CTIS (versio 2.2)

CTAG (Clinical Trials Coordination and Advisory Group) on koonnut määritelmiä ja edellytyksiä liittyen tutkimus- ja oheisvalmisteisiin, joita annetaan tutkimukseen osallistuville kliinisissä lääketutkimuksissa. Näitä oheislääkkeisiin liittyviä suosituksia ei erityisesti mainita EU asetuksessa 536/2014.

Auxiliary Medicinal Products in Clinical Trials (versio maaliskuu 2024)

Euroopan komissio, Euroopan komissio, lääkevirastojen päälliköt (Heads of Medicines Agencies, HMA) ja Euroopan lääkevirasto, ovat nyt julkaisseet suosituksensa hajautettujen kliinisten tutkimusten sujuvoittamiseksi. Suositukset sisältävät keinoja, jotka helpottavat potilaiden osallistumista kliinisiin lääketutkimuksiin. Sen sijaan, että tutkimuksiin osallistuvien tulisi aina matkustaa keskitettyyn tutkimuskeskukseen, voidaan tutkimuskäynnit toteuttaa hyödyntämällä muun muassa digitaalisia välineitä ja paikallista terveydenhuoltoa, kotikäyntejä ja etätarkkailua/-diagnostiikkaa, tutkimuslääkkeiden suoratoimitusta sekä sähköisiä tietosisältöjä.

Suositukset on laadittu kliinisten tutkimusten koordinaatioryhmän (CTCG) koordinoimana yhteistyössä lääkevalvontaverkoston asiantuntijoiden, eettisten komiteoiden jäsenten, GCP-tarkastajien, lääkekehityksen asiantuntijatahojen sekä potilasjärjestöjen edustajien kanssa. 

RECOMMENDATION PAPER ON DECENTRALISED ELEMENTS IN CLINICAL TRIALS (versio joulukuu 2022)

Euroopan lääkevirastojen yhteisen verkoston (HMA) alainen työryhmä Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on koonnut ohjeistuksen sekä toimeksiantajille sekä viranomaisille, miten kliinisen tutkimuksen toimeksiantajan muutos tehdään mahdollisimman jouhevasti CTIS-portaalin prosesseissa.

Guide for Change of Trial Sponsor (pdf, hma.eu) 

Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on tehnyt suosituksen liittyen ehkäisyvn ja raskaustesteihin kliinisissä lääketutkimuksissa.

Recommendations related to contraception and pregnancy testing in clinical trials

Mikäli linkki ei toimi, dokumentti on voinut päivittyä. Uusin versio löytyy HMAn verkkosivulta (HMAn etusivu / Working groups / Clinical Trials Coordination Group / Key documents list / Other Guidance and Q&A Documents).

Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on koonnut toimeksiantajille ohjeen, mitä ensimmäisen transition jälkeisen muutoshakemuksen dokumenttien pitäisi sisältää tutkimuksen saamiseksi EU asetuksen mukaiseksi. Transitiossa käynnissä oleva kliininen lääketutkimus on siirretty direktiivin mukaisesta EU asetuksen 536/2014 alaiseksi minimidokumentein.

Lisäksi CTCG on tehnyt sponsorien käyttöön mallidokumentteja.

• Ohje
• Liite I, saatekirjemalli osaan I
• Liite II, saatekirjemalli osaan II
• Liite III, osa II

Mikäli linkit eivät toimi, dokumentit ovat voineet päivittyä. Uusimmat version löytyvät HMAn verkkosivulta (HMAn etusivu / Working groups / Clinical Trials Coordination Group / Key documents list / Transitional Trials)

Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on tehnyt pakollisten dokumenttien malleja, joihin on sisällytetty olennaisimmat tiedot. Vaikka ao. dokumentit pitää hakemuksessa CTIS-portaalissa olla, ei mallien käyttäminen ole pakollista, mutta niitä käyttämällä saatetaan välttyä lisäkysymyksiltä.

Alkuperäinen hakemus (initial):

• saatekirje

Muutoshakemus (substantial modification):

• saatekirje
• muutoksen kuvaus

Kysymyksiin vastaaminen (RFI response):

• hakemukseen tehdyt muutokset (pakollinen, jos hakemusta muutettu)

Mikäli linkit eivät toimi, dokumentit ovat voineet päivittyä. Uusimmat version löytyvät CTCGn verkkosivulta (HMAn etusivu / Working groups / Clinical Trials Coordination Group / Key documents list / TEMPLATE COVER LETTERS and RFI RESPONSE)

Clinical Trials Coordination Group (CTCG) on ohjeistanut kliinisten lääketutkimuksen toimijoilta ja viranomaisia kausirokotteiden nopeutetusta käsittelystä verrattuna normaaleihin CTIS-portaalin käsittelyaikoihin. Tarkoitus on helpottaa niiden rokotteiden tutkimuksia, joissa kauden viruskanta on tiedossa vasta lähellä infektiokautta. Laatudokumentit voidaan näissä tapauksissa lähettää vasta toisessa vaiheessa.

Ensimmäisessä vaiheessa (sponsor trial) tulee lähettää kaikki muu tieto ja dokumentaatio pois lukien laatudokumentit, joita ei ole voitu vielä viimeistellä. Viranomainen arvioi dokumenttien täydellisyyden. Tämä vaihe sisältää siis kliiniset ja statistiset tiedot sekä osan II dokumentaation. Toisessa vaiheessa (IMPD-Q only) lähetetään täysi laatudokumentaatio, jonka arvioinnissa käytetään nopeutettua aikataulua.

Jotta nopeutettua arviointiaikataulua voidaan käyttää, tulee tutkimuksen toimeksiantajan ottaa yhteyttä sähköpostitse toivomaansa viitejäsenvaltioon (RMS) vähintään kuukautta aikaisemmin. Suomessa tämä tapahtuu sähköpostiin [email protected]. Sähköpostiviestissä on kerrottava aiottu CTIS-lähetyspäivä (ei saa olla perjantai), lyhyt kuvaus tutkimusrokotteesta ja tutkimuksesta sekä maat, johon tutkimus on tulossa. Lisäksi viestissä on oltava lyhyt perustelu nopeutetun aikataulun tarpeesta sekä taulukko, jossa ehdotetut päivämäärät kullekin vaiheelle on nähtävissä. Sponsori saa tässä vaiheessa valita oman aikataulunsa kysymysten vastaamiseen (7 tai 12 päivää). Aikataulusta pidetään kiinni kysymysten määrästä riippumatta. Ohjeessa on malli aikataulusta.

Kun toimeksiantaja lähettää sähköpostin, viitevaltion tulee vastata seitsemän päivän sisällä mahdollisuuksistaan toimia viitejäsenvaltiona. Jos toivotulla  viitevaltiolla ei ole resursseja hoitaa arviointia, tutkimuksen toimeksiantaja lähettää vastaavan viestin toiseen osallistuvaan maahan. Jos toivottu viranomainen hyväksyy RMS-tehtävän, toimeksiantaja ilmoittaa käsittelyaikataulun muihin osallistuviin maihin sähköpostilla.

Varsinaisessa alkuvaiheen hakemuksessa on saatekirjeessä viitattava tulevaan IMPD-Q-only-hakemukseen. Tässä vaiheessa saa kuitenkin lähettää kaiken laatudokumentaation, joka on jo valmiina. Jos viranomaisella on näistä kysyttävää, laatukysymyksiä voidaan käsitellä jo ensimmäisessä vaiheessa. Kaikki laatukysymykset voivat kuitenkin tulla vasta jälkimmäisessä laatuarviointivaiheessa. IMPD-Q-only -hakemuksessa on viitattava tutkimuksen muun dokumentaation hakemukseen. Jos joku dokumentti on muuttunut alkulähetyksen jälkeen, tulee lähettää dokumettiversio muutosmerkintöineen, ja lisäksi kuvaus muutoksista. Hakemukseen valitaan samat jäsenvaltiot kuin alkuhakemukseen. Toimeksiantajan vastausten arviointivaiheen aikana tulee toimeksiantajan olla varautunut mahdolliseen etäkokoukseen viitejäsenvaltion arvioijien kanssa. Jos tutkimuksen hyväksynnälle asetetaan ehtoja, ne koskevat molempia hakemuksen osia. Jos tutkimukseen tehdään myöhemmin huomattavia muutoksia (substantial modification), koko laatudokumentaatio on tuotava varsinaiseen hakemukseen.

Alla olevassa taulukossa on havainnollistettu hakemuksen kulku. Laatudokumentit (oikeanpuolinen sarake) lähetetään siis myöhemmässä vaiheessa. Nämä aikataulut ovat sitovia molemmille osapuolille. Esimerkki: alkuhakemus lähetetään 5. kesäkuuta ja laatudokumentaatio 21. heinäkuuta, jolloin tutkimuksen päätös annetaan viimeistään 2. syyskuuta.

Lue lisää

Ohjeistus: Best Practice on Seasonal Vaccines Clinical Trials for Sponsors (www.hma.fi, pdf, englanniksi)

Clinical Trials Coordination Group (CTCG)in Q&A-ohjedokumentti turvallisuusraportoinnista ts. vuosiraporteista (ASR), odottamattomista tapahtumista (unexpected event), jotka muuttavat tutkimuksen hyöty-riski-suhdetta, sekä niistä aiheutuvista korjauksista tutkimuksen kulussa (urgent safety measure). Q&Assa kerrotaan myös turvallisuuden viitetietojen (reference safety information) muutostten käsittelystä.

Ohjeistus: CTCG’s Question and Answers on safety related issues in amendment of the Commission’s QnA section 7 on safety, Eudralex Vol 10 (www.hma.eu, pdf, englanniksi)

Kliinisen lääketutkimuksen tutkimussuunnitelman voi kirjoittaa mallipohjalle (Word, englanninkielinen). Mallipohjassa on huomioitu EU asetuksessa mainitut vaatimukset tutkimussuunnitelmalle.

CTIS-portaalin useimmin käytetyistä toiminnoista ja ominaisuuksista on tehty ohje (englanniksi).